Modalités de paiement, conditions et annulation
Modalités de paiement, conditions et annulation
- Le contrat est valide à la réception du contrat signé et du dépôt. Ces documents doivent être reçus dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la présente sans quoi les heures sont libérées au prochain locataire.
- Les locations de moins de 500 $ sont payables en entier la journée de la signature du contrat.
- Le dépôt est non remboursable, à l’exception des cas prévus dans la section Annulation et remboursement.
- Le dépôt représente 15 % de la valeur du contrat.
- Les modes de paiement acceptés sont crédit et chèques. Les chèques doivent être datés en date de la signature du contrat.
- Les paiements pour les évènements doivent être remis en 3 versements, le dépôt de 15 % à la signature du contrat, 50 % à la mi-parcours du contrat et le 25 % restant 45 jours avant l’évènement.
- Les paiements pour les locations sont à la saison ou à l’année. Un dépôt sera demandé à la signature du contrat. Selon ce que stipule le contrat, le montant restant sera divisé en nombre de mois de location et sera payé le 15 de chaque mois.
Annulation et remboursement
- Sont considérés comme des annulations toutes demandes de retrait d’un ou de plusieurs bloc(s) horaire(s) et de changement(s) d’horaire ou de jour.
Location de courte durée (exclus les évènements)
- Les contrats de réservations totalisant six (6) heures ou moins de location peuvent être annulés moyennant un préavis d’au moins deux (2) semaines avant la première location.
- Si le préavis de deux (2) semaines est respecté : les sommes payées, excluant le dépôt, sont remboursées.
- Les contrats de réservations totalisant plus de six (6 à 15) heures de location peuvent être annulés moyennant un préavis d’au moins 30 jours avant la première location.
- Si le préavis de 30 jours est respecté : les sommes payées, excluant le dépôt, sont remboursées.
Location de longue durée (exclus les évènements)
- Les contrats de réservations de type « location pour fin de cours » ou de «tournoi » totalisant plus de 15 heures de location peuvent être annulés moyennant un préavis d’au moins 90 jours avant la première location.
- Si le préavis est de plus de 90 jours : les sommes payées, excluant le dépôt, sont remboursées en totalité.
- Si le préavis est de moins de 30 jours : le contrat est payable en totalité.
- Toutefois, il est entendu qu’une annulation partielle ne pouvant pas dépasser 20 % des heures prévues au contrat moyennant un préavis de sept (7) à 30 jours avant la première location est acceptée sans pénalité. Si le délai du préavis n’est pas respecté ou si plus de 20 % des heures prévues au contrat sont annulées, les heures visées par la demande d’annulation partielle sont facturées en totalité.
Location événementielle
- Les contrats de réservations événementielles de type « mariage ou réunion corporative » peuvent être annulés moyennant un préavis d’au moins 90 jours avant la première location.
- Si le préavis est de plus de 90 jours : les sommes payées, excluant le dépôt, sont remboursées.
- Si le préavis est de 30 à 90 jours : 50 % du contrat est payable.
- Si le préavis est de moins de 30 jours : le contrat est payable en totalité.
Conditions et règles d’utilisation
Gymnase, Dojo et salle de danse
- Le tarif hors pointe est applicable en semaine de 8h à 18h et en fin de semaine de 16h à 22h.
- Pour les forfaits « fête d’enfants », les tables et chaises sont fournies ainsi qu’un système audio. La salle doit être remise dans le même état qu’elle vous a été livrée. Un ménage raisonnable doit être fait avant de quitter les lieux. Si vous combinez votre forfait avec la location du gymnase, prenez note qu’aucune nourriture ne sera permise dans le gymnase.
- Il est obligatoire de porter des souliers de course qui ne marquent pas la surface. Souliers et bottes extérieurs interdits, pour le Dojo les souliers sont interdits, vous devez y accéder pieds nus.
- L’accès aux vestiaires est limité à 30 minutes maximum avant et après les activités. Des douches et des vestiaires sont à votre disposition.
- Des casiers sont disponibles pour déposer vos effets. Nous ne sommes pas responsables des vols ou biens abîmés. Veuillez vous procurer un cadenas.
- Les enfants de 14 ans et moins doivent être accompagnés d’un adulte.
- Une tenue vestimentaire adéquate est obligatoire.
- Vous devez quitter le terrain aussitôt votre heure de jeu terminée.
Salle de réception, salle polyvalente et salle de réunion
- Le tarif hors pointe est applicable en semaine de 8h à 18h
- Utilisation de la salle : La salle ne peut être utilisée que pour l’usage spécifié dans le contrat de location. Toute modification de l’utilisation doit être approuvée à l’avance par Sopiar.
- Paiement : Le paiement de la location de la salle doit être effectué selon les modalités prévues dans le contrat de location. Tout retard de paiement peut entraîner des frais supplémentaires ou l’annulation de la réservation.
- La durée de la location sera clairement spécifiée dans le contrat de location. Si la salle est occupée au-delà de la durée prévue, des frais supplémentaires peuvent être facturés.
- Capacité : La capacité maximale de la salle doit être respectée. Il est interdit d’organiser des événements qui dépassent la capacité de la salle.
- Sécurité : Le locataire est responsable de la sécurité de tous les participants à l’événement. Les règles de sécurité doivent être respectées en tout temps, y compris les règles relatives aux incendies, à la sécurité électrique et à l’utilisation de l’équipement.
- La décoration de la salle doit être faite durant les heures indiquées au contrat.
- Il est interdit de vendre ou de servir des boissons alcoolisées sans un permis émis à cet effet par la Régie des alcools, des courses et des jeux.
- SOPIAR se réservent le droit de refuser ou d’annuler la location de toute salle pour toute raison qu’elle jugera valable. S’il y a plainte ou désordre, elle pourra mettre fin au contrat sans délai, avis ou indemnité.
- Le détail du montage de votre salle, si applicable, doit nous être remis au plus tard 30 jours avant la tenue de l’activité.
- Le collage, brochage et épinglage est interdit.
- L’usage de confettis et de brillants métalliques est interdit. (Confettis en papier accepté)
- Les nappes et recouvrement de
chaises doivent être ignifugés.
